Значение документооборота для организации статьи

Виды служебных записок и правила их оформления Специалисты определяют понятие документооборота в организации как движение документов на протяжении всего жизненного цикла: от создания до сдачи на хранение в архив. На деле это понятие гораздо шире. Система документооборота — важный элемент делопроизводства, обязательный компонент управленческой деятельности.

У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки. Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями. Например, распоряжения и приказы попадают в отдел к юристам; к протоколам не нужно делать проект, а документы, адресованные руководителю, направляются непосредственно в его кабинет. Протоколы и приказы добавляет в базу секретарь или канцелярский работник, делает многочисленные копии, передаёт их во все отделы. Любые внутренние документы справки, сводки, письма, записки и так далее , вслед за изучением их соответствующим работником, прикрепляются к делам или отправляются в отделы.

Следующей может быть Ваша статья!

У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки.

Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями. Например, распоряжения и приказы попадают в отдел к юристам; к протоколам не нужно делать проект, а документы, адресованные руководителю, направляются непосредственно в его кабинет. Протоколы и приказы добавляет в базу секретарь или канцелярский работник, делает многочисленные копии, передаёт их во все отделы.

Любые внутренние документы справки, сводки, письма, записки и так далее , вслед за изучением их соответствующим работником, прикрепляются к делам или отправляются в отделы. В больших и средних компаниях такими документами занимается начальник канцелярии, а на маленьких — секретарь — референт. Чтобы взаимодействие работников с конфиденциальными документами осуществлялось адекватно, необходимо обеспечить следующие три условия: выдавать под роспись работнику документы данного вида более чем на два рабочих дня; осуществлять отправку этих документов внутри и вне компании только с согласия руководства; взаимодействовать с таким документами в специально подготовленном для этого кабинете, в который могут попадать только малое количество служащих.

Конфиденциальные документы вносятся в специальную базу, а также содержатся в специальных помещениях или в закрытых стальных шкафах. В конце работы документы конфиденциального содержания просматриваются и отдаются в хранилище.

Если по какой — то причине обнаружена пропажа документа, то об этом срочно информируется руководство. Обязанность руководителей — познакомить работников с законами взаимодействия с документами конфиденциального характера.

Происходит информирование об административной, уголовной или другой ответственности в рамках законов РФ. Увольнение по собственному желанию: правила и подводные камни Работа с письмами и обращениями граждан Данные процессы значительно отличаются от остального делопроизводства и осуществляются отдельно. Секретарь-референт или иной работник, занимающиеся вопросами граждан, должны проводить андеррайтинг этих документов.

На плечах руководителей лежит личная ответственность в сфере работы с письмами и обращениями граждан. В их обязанности входит постоянное усовершенствование этих областей и доскональное их изучение. Все бумаги, отправленные гражданами, обязаны быть получены, изучены, добавлены в базу в тот же день, что и пришли. Если гражданин пришёл непосредственно на приём, то вся информация от него устная и письменная заносится в базу. После того, как документы были добавлены в базу, они попадают к руководителю.

В соответствии с законом и всех изложенных обстоятельств, руководитель выносит решение. Если решение отрицательное, то оно обосновывается ссылкой на законодательный акт или иной документ, а также в нём описываются причины отказа. Отрицательное решение обязательно составляется в письменном виде. Руководство обязано отвечать гражданам как можно быстрее, но в зависимости от сложности задаваемых вопросов.

Этот процесс обязателен для контроля, вся ответственность за него на руководителях. Обычно жалобы и заявления, в рамках которых не требуется рассматривать дополнительные моменты, решаются за две недели после получения.

В случае дополнительного изучения обстоятельств, возможно увеличение периода на решение, но не более чем на тридцать дней со дня получения. Обратившейся гражданин информируется по поводу решения его вопроса в соответствии со всеми обстоятельствами и законами РФ.

Если данная компания не компетентна дать ответ заявителю, то обязана в течение пяти дней вернуть отправителю с указанием куда обратиться или передать в компетентную организацию. Правильность оформления документов доверяю людям Игорь Тарасов, ген. Всем нашим партнёрам и клиентам мы демонстрируем свой договор, составленный юристами и опирающийся на судебную практику. На моей памяти не было случаев, в которых мы бы не нашли компромисс.

Поэтому обычно наш документ подписывают без проблем, либо мы вместе вносим какие-то правки и переходим квзаимовыгодному сотрудничеству. В связи с тем фактом, что мы работаем по всем регионам РФ, бывают ситуации, когда проблематично получить назад счет — фактуры и накладные.

Чтобы их стало намного меньше, стали производить расчёт с транспортными компаниями только после того, как они предоставляют нам счёт — фактуры и накладные с пометкой, что покупатель товар получил. Я проверяю документы редко, только в случаях острой необходимости.

В середине каждого месяца наш бухгалтер сверяет документы, полученные от клиентов, с документами переданного им товара. Когда чего — то не достаёт, он общается с менеджером, который работал в данном случае. Схема документооборота в организации: маршруты движения Чтобы сделать маршруты движения для всех документов максимально эффективными, создаются специальные схемы.

Они представляют собой незаменимое приложение, которое входит в инструкцию по документационному обеспечению управления.

Естьтри основные формы организации работы с документами: смешанная; централизованная; децентрализованная. Смешанная форма применяется в огромных компаниях, где запутанная структура и внушительный документооборот в организации. Централизованная форма используется на маленьких предприятиях, где документооборот в организации соответствующий. А децентрализованная форма актуальна для компаний, где весь список действий осуществляется в структурных подразделениях.

У нас работал финансовый директор — настоящий профессионал, всегда был в курсе всех тонкостей работы с системой документооборота в организации. Так он требовал понятно и лаконично, а отдел IT успешно воплощал его требования. Маршруты, по которым проходили документы, контролировал сотрудник IT, он осваивал программу и, опираясь на информацию, полученную от финансового департамента, создавал подробные маршруты любого документа. Дилерский договор: 4 критические ошибки 7 этапов, чтобы грамотно автоматизировать документооборот в организации Если инициатива в данном вопросе не идёт от руководства, то возможность внедрения ЭДО стремится к нулю.

Процесс автоматизации условно состоит из двух частей: непосредственно процесса и отчёта. Чтобы получить отлично функционирующую версию документооборота в организации,директорунужно привлечь к работе менеджеров ответственных за нужные технические процессы. При автоматизации организации системы документооборота существуют следующие основные этапы. Этап 1. Что автоматизировать В первую очередь внедрять ЭДО нужно в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах.

Из — за больших объёмов, сотрудники часто не имеют возможности вовремя обрабатывать данные документы, в результате страдают все бизнес - процессы. Этап 2. Описание бизнес-процессов Перед внедрением ЭДО внимательно ознакомьтесь с текущими бизнес — процессами всей компании. Чтобы это сделать, нужно чтобы руководители отделов подробно описали пути, которые у них проходят документы, а также рассказали обо всех своих процессах, связанных с бизнесом. После этого рисуется таблица из этих данных, а затем определяется задача и те, кто её решит.

Этап 3. Планирование Здесь создаётся план, по которому будет осуществляться работа, рассчитывается количество ресурсов, устанавливаются временные рамки и тому подобное. Этим занимается финансовый директор, управляющие отделами, и директор информационного отдела.

Этап 4. Выбор IT-решения Если мы говорим о больших компаниях или холдингах, то внедрение ЭДО обойдётся дорого и займёт длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов. На маленьких предприятиях, в которых и документооборот соответствующий, для оптимизации документооборота в организации можно ограничиться обычной базой данных Access, Excel или другой. IT — отдел должен выбрать какой доступ сотрудники будут иметь: внутри локальной базы данных, внутри специально разработанного сайта и так далее.

Самые главные документы лучше хранить в ограниченном доступе. Получается, что в небольших компаниях не нужно тратить много денежных средств, всё дёшево и просто. Этап 5. Реализация Всеми процессами, касающимися внедрения, обычно занимается руководитель проекта. От генерального директора требуется определить: временные рамки,за которые документы преодолевают всю общую систему электронных согласований; критические точки, где осуществляются конкретные изменения в системе передвижения документов.

Следить за внедрением ген. В результате эффективность ген. Этап 6. Завершение В этом месте происходит тестирование системы, нужно внимательно всё ещё раз изучить, дабы увидеть и устранить проблемы, связанные с автоматизацией.

Это последний этап, на котором можно избавиться от ошибок в автоматизации. Этап 7. Контроль использования системы На этом этапе главная задача — устранить все ошибки, которые были выявлены пользователями в процессе эксплуатации. Программа должна быть популярна среди работников. Договор на оказание услуг: образец, типичные ошибки Сколько стоит внедрить электронный документооборот в организации Окончательная цена проекта по внедрению ЭДО в компании может значительно отличаться от первоначальной стоимости.

Сюда входят следующие затраты: на сопровождение; на внедрение; на лицензии ключи. Не стоит забывать о том, что при обеспечении документооборота организации могут возникнуть незапланированные траты, например, на программное обеспечение, операционную систему, электронику и так далее. Естественно это приведёт к удорожанию места работника. Помните о моменте, касающемся обучения персонала курсы, конференции, семинары, учебные пособия, обучающие материалы и так далее.

Подведя итоги, отметим, что документооборот в организации — это неотъемлемый инструмент на пути эффективного управления и постановки задач. Чем больше у компании партнёров и клиентов, тем больше у неё документооборот. При сложной структуре внутри компании, тяжелее осуществлять документооборот в организации. А значит, чтобы произвести андеррайтинг всей системы, учёт документооборота организации, следует изучить все компании и субъекты,с которыми она работает.

Информация об авторе и компании Владимир Калинин, заместитель председателя правления компании CostManagementGroup, Москва. Компания CostManagementGroup работает на рынке пять лет.

Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами.

За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников — 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.

Партнеры предприятия — более производителей кондитерских и молочных продуктов Поволжья, Урала и Сибири. Штат — 23 человека. Сегодня этот агропромышленный холдинг развивает три направления: сахарное, масложировое и сельскохозяйственное. В группу компаний входят семь сахарных заводов, четыре элеватора, комбикормовый завод, портовый элеватор, два масложировых комбината и четыре маслоэкстракционных завода в Белгородской, Воронежской, Ростовской, Тамбовской областях и Краснодарском крае.

Лучшие статьи месяца.

Значение внедрения автоматизированной системы документооборота в коммерческой организации Текст научной статьи по специальности. В статье рассмотрена роль документооборота в управлении организацией. Раскрыто понятие документооборота. Указаны требования.

Обране Организация документооборота на предприятии Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Начало читай тут Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно: — прямоточность движения документов, которая предполагает прохождение документа через наименьшее количество инстанций и исключение возвратных перемещений документов; — избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями; — обусловленность движения документов деловой необходимостью; — единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов; — однократность выполнения каждой операции. Различают три основных потока документации: — документы, поступающие из других организаций входящие ; — документы, отправляемые в другие организации исходящие ; — документы, создаваемые в организации и используемые работниками этой организации в управленческом процессе внутренние. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота. Количественному учету подлежат все без исключения документы — поступившие в том числе нерегистрируемые , отправляемые и внутренние. Ежедневный учет осуществляется при обработке поступивших и отправляемых документов. Внутренние документы учитываются по месту регистрации или составления. Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников. Анализ объема документооборота за ряд лет позволяет своевременно принимать меры к сокращению количества документов. Технологический процесс обработки и движения поступивших документов состоит из следующих этапов: — прием и первичная обработка документов; — предварительное рассмотрение и распределение документов; — регистрация документов и ведение справочно-информационной системы; — рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения; — исполнение документов. Прием, рассмотрение и регистрация документов Прием и первичная обработка документов проходят централизованно в подразделении документационной службы — экспедиции. Также документы могут приниматься специально выделенным работником канцелярии или секретарем. Другие работники предприятия принимать корреспонденцию не должны. При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конверта проверяются правильность вложения и его целостность, т. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, установлено несоответствие индекса документа индексу на конверте, в конверте отсутствуют отдельные документы, а также при получении личных писем.

Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы.

Организация делопроизводства и документооборота в организации Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг. Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Документооборот в организации

Организация документооборота и делопроизводства Делопроизводство или документационное обеспечение управления ДОУ — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами — является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. В соответствии с ГОСТом Р делопроизводство или ДОУ предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, то есть запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.

Документационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства

Дается классификация основных документов акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью, а также их роль и значение в управлении организацией. Ключевые слова: документированиедеятельности крупных коммерческих организаций, корпоративная система документации. Крупные коммерческие организации, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, имеют определенные особенности в организации работы с документами, требующие четкой регламентации. В нашем случае это могут быть акционерные общества АО — публичные и непубличные, а также общества с ограниченной ответственностью ООО. В таких компаниях особое внимание уделяется унификации документационных процессов, замене устаревших методов и приемов работы с документами на более современные. Процесс документирования повседневной деятельности крупной компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства. В условиях постоянно возрастающей конкурентной борьбы между коммерческими организациями особую актуальность приобретает совершенствование документационного обеспечения управления, которое во многом определяет качественную проработку документов и напрямую влияет на эффективность работы организации в целом. Делопроизводство сегодня становится важнейшим инструментом эффективного управления организацией в целом. Принципы в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческой деятельности, определяют исходные правила и общие начала.

Совершенствование организационной структуры управления с помощью экономических систем.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации можно скачать ниже. Организационно-распорядительная документация.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов: входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту; исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам; внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр. Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают: прохождение управленческих сигналов сверху вниз, обратную связь, перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня. Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень. Схема потока документов в организации По какой форме организовать документооборот на предприятии Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм: централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата; децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение; смешанной: это комбинация первых двух форм. Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту. Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота. В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7. Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.

Особенности организации корпоративного делопроизводства

.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

.

Ваш IP-адрес заблокирован.

.

.

.

Похожие публикации