Перечень документов передачи при увольнении кадровика

Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

Скачать в. Несмотря на разговоры об их отмене, на сегодняшний день трудовая книжка играет существенную роль в трудовых отношениях. Она отражает в хронологическом порядке трудовую биографию сотрудника, рост его квалификации, продвижение по службе, отношение к труду и причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета страхового стажа. Поэтому отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек ни в коем случае нельзя.

Перечень документов передачи при увольнении кадровика

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе. Образец акта приема-передачи дел Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате. Это внутренний документ предприятия, не являющийся обязательным: ни в одном законодательном акте не указано конкретно о необходимости его оформления.

Что это за документ, зачем он нужен, в каких случаях действительно необходимо его оформление, как составляется такая бумага? Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Это быстро и бесплатно! В реальной жизни акт сдачи-приемки дел жизненно необходим для того, чтобы организация после увольнения сотрудника, занимающегося важными производственными вопросами, могла продолжать свою деятельность, не задаваясь проблемами поиска того или иного документа, дела, папки, особенно, если таковые давно утеряны. Лучше всего, когда дела принимает по акту преемник покидающего предприятие специалиста, но это возможно, если на освобождающееся место перемещают другого сотрудника, принять нового работника часто не представляется возможным из-за отсутствия вакансии.

Дела приема — передачи может осуществить другой компетентный работник, ФИО которого укажут в приказе по предприятию, или сам руководитель организации, или заместитель одного из первых лиц. Акт передачи дел при увольнении составляется в таких случаях: прекращает работу в фирме должностное лицо, занимающееся управлением или имеющее доступ к финансам, налогам, печатям, наличным деньгам, чековой книжке, доверенностям и пр. Прием дел должен быть совершен в присутствии свидетелей, с оформлением акта на бумажном носителе, с подписями, в противном случае невозможно будет предъявить претензии к уволившемуся сотруднику в нехватке бумаг, ценностей, материалов и пр.

Форма документа Такой акт составляется в произвольной форме, зависящей от количества дел, которые подлежат передаче. Важно знать, что срок, за который необходимо требовать от меняющего работу члена коллектива, составляет от 3-х до 5 лет, но не менее 3-х. Что должно быть в нем указано? Для наглядности принято бумагу о приемке в части перечисления передаваемых папок, бумаг оформлять в виде таблицы, иногда предпочитают список папок прикладывать к акту как отдельное приложение.

По центру ниже размещают название акта, причем необходимо внести полное наименование фирмы. В таблице указывают наименование дел, крайние периоды, охваченными этими бумагами в папке, количество папок. Если какой-либо документ отсутствует, то важно зафиксировать это в акте. Нехватка денег, ценных бумаг, документов строгой отчетности и иные недостатки также обязательно должны быть отражены, если такие прискорбные факты будут выявлены. Те, кто присутствовал при оформлении сдаточного документа, особенно, если это члены комиссии, назначенной приказом по организации, также должны быть в нем упомянуты.

По сути, акт приемки — опись всего того, что предъявляется увольняющимся сотрудником преемнику, в подробном составлении которой заинтересовано и предприятие, и сам покидающий фирму работник. Если будет судебное разбирательство по факту хищения, то этот документ окажется весьма кстати. Скачать образец акта приема-передачи дел при увольнении руководителя организации Какие бумаги следует запрашивать? Испрашиваемые темы зависят от сферы деятельности увольняющегося должностного лица. Если это работник бухгалтерии, то потребуется передать: документы по бухгалтерскому учету, балансовые бумаги, статистику;налоговые документы;квартальные, годовые отчеты;реестр дебиторской и кредиторской задолженностей; журналы учета, кассовые книги и пр.

При расставании с кадровиком следует запросить от него: приказы, распоряжения;трудовые книжки;личные дела работников;графики отпусков; табели учета рабочего времени и т.

Если же прекращается трудовая деятельность материально-ответственного лица, то такой сотрудник обязан передать числящиеся на его подотчете материальные ценности.

В этом случае проводится инвентаризация, результаты которой также вносятся в акт приемки-передачи. В случае уходы с фирмы ИТР-сотрудника, ему придется сдать: чертежи, эскизы, проектные решения;согласования с проектной организацией на замену материалов, конструктивных узлов и пр. Если инвентаризационные описи составляются по данным материальной части бухучета, то дела, с которыми повседневно работают ИТР, нигде не числятся, однако без них производственный процесс будет буксовать, так как преемник не сможет быстро сориентироваться.

Передав все, чем ведал по своим должностным обязанностям, увольняющийся сотрудник получает на руки акт, в котором зафиксировано отсутствие претензий, а компания продолжает функционировать без всяких сбоев, отсутствие рассчитавшегося человека будет менее болезненным. Акт следует составить как можно подробнее, чтобы исключить малейшие вопросы. Период передачи дел обычно устанавливается не позднее даты увольнения сотрудника, который снимает с себя ответственность.

Чаще всего, если работник желает уволиться по собственному желанию, то трудовой договор расторгается в течение двух недель с последующего дня момента написания заявления на увольнение. Поэтому период передачи дел может продолжаться на протяжении до четырнадцати дней. Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей. Создание комиссии Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии.

В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании. Как правильно составить акт приема передачи дел при увольнении: образец Однако, как правило, при этом, обязательно создается акт приема передачи документов при увольнении и ряд дополнительных документов: Регистрация приказа о приеме — передаче; Проведение полной инвентаризации, как бланков строгой отчетности, так и активов, обязательств; Выполнение полной проверки учета; И в заключение — составление и подписание сторонами акта приема — передачи дел.

Когда на момент увольнения работника берется новый сотрудник, то все обязанности переходят непосредственно ему. Если же новый сотрудник не принят на замещение вакантной должности, то все дела и функциональные обязанности увольняющегося ложатся на другого работающего сотрудника, либо на директора филиала с возложением на него дополнительных, необходимых обязанностей и полномочий. Учитывайте, что в некоторых случаях при увольнении дополнительно нужно провести инвентаризацию, например, если увольняете материально-ответственное лицо.

А в случае увольнения обычных работников, которые должны передать только некоторые документы и или материальные ценности, можно ограничиться составлением обходного листа подробнее о его составлении рассказываем ниже. Имейте в виду, что порядок передачи дел в редких случаях может быть регламентирован. Например, он предусмотрен для руководителей кредитной организации. Они, как правило, должны передать дела лицу из числа руководителей этой организации ч. Если для вас порядок передачи дел нормативно не установлен, вы можете определить его сами и прописать в локальном нормативном акте ч.

Как оформить приказ о приеме-передаче дел при увольнении работника Оформите приказ о приеме-передаче дел в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет. Рекомендуем указать в нем, в частности: Ф.

Если объем передаваемых дел значительный, рекомендуем создать специальную комиссию, состав которой укажите в приказе. Рекомендуем ознакомить с приказом под подпись всех лиц, которые в нем упоминаются. Как составить акт приема-передачи дел при увольнении работника Составьте акт приема-передачи дел в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет. Рекомендуем указать в акте, в частности: Ф.

Если выявлены недочеты, то желательно отразить их, привести список документов и ценностей, которые должны были находиться у работника, но отсутствуют утрачены на момент передачи дел; подписи всех лиц, участвующих в приеме-передаче дел. Акт составляют, как правило, в двух экземплярах. Один хранится у вас в организации, а другой остается у увольняющегося работника. В каких случаях нужно проводить инвентаризацию при увольнении работника Проведите инвентаризацию, если увольняете, в частности: материально-ответственное лицо; работника в связи с хищением, растратой, умышленным уничтожением или повреждением имущества вашей организации, если эти факты установлены вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях по пп.

Такие выводы следуют из ч. Вы можете в локальном нормативном акте предусмотреть и другие случаи проведения инвентаризации при увольнении работников ч. Проводите инвентаризацию по общим правилам, которые утверждены Методическими указаниями по инвентаризации. В частности, создайте инвентаризационную комиссию. Она проверяет, например, фактические остатки основных средств, запасов, товаров, денежных средств и вносит результаты в специальные описи акты п.

Обязателен ли обходной лист при увольнении работника Нет, не обязателен, поскольку законом это не предусмотрено. Но рекомендуем вам использовать обходной лист. Вы сможете проверить по нему, какие документы и или материальные ценности, находящиеся у работника, переданы им при увольнении. Например, в обходном листе ставят отметку о том, что работник вернул полис ДМС, мобильный телефон, автомобиль, ноутбук, которые вы предоставили ему на время работы. Требование об обязательном оформлении обходного листа при увольнении работника вы можете предусмотреть, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Учтите, что вы не вправе задерживать выплату окончательного расчета и выдачу трудовой книжки, если работник не сдал обходной лист в день увольнения, поскольку ч.

Порядок оформления обходного листа рассмотрим ниже. Как оформить обходной лист при увольнении работника Порядок оформления обходного листа при увольнении работника из обычной коммерческой организации законом не предусмотрен. Вы можете разработать форму обходного листа и порядок заполнения самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте ч.

Например, вы можете установить, что в случае увольнения работника его непосредственный руководитель обязан выдать ему обходной лист. А работник, передавая документы и или материальные ценности ответственным лицам, должен представлять им обходной лист, где они ставят отметку о получении, подпись и дату.

Если на нём лежит материальная ответственность за имущество компании или предприятия, которое он использовал, придётся проходить несколько процедур. Одна из них — составление акта передачи дел при увольнении, образец которого имеет стандартный вид. Другая — прохождение обходного листа, которое осуществляется проще. Для чего инициируется процесс Передача дел при увольнении сотрудника осуществляется только тогда, когда он занимал такую должность, которая имела несколько особенностей, например, руководил чем-то или был связан с оборотной ведомостью.

Технологически тяжёлые условия, например, управление автоматизированной линией производства, тоже иногда накладывают соответствующие обязательства на уходящего специалиста. Причины, по которым дела нужно передавать на официальном уровне, таковы: Вовлечение нового сотрудника без потери скорости производственного или рабочего процесса. Определение границ ответственности и компетенции пришедшего человека. Проверка деятельности и управления ресурсами уходящего.

Лица, занимавшие должности, подразумевающие ответственность за материальные блага, должны дополнительно проверяться специальной независимой комиссией. Например, при уходе главного бухгалтера она будет состоять из его непосредственного начальника — директора учреждения и нескольких независимых коллег.

Если во время работы этого собрания будут выявлены факты несоответствия отчётных документов, уходящий специалист может быть привлечён к уголовной ответственности.

Сотрудники, занимавшие должности, связанные с управлением складом, должны перед увольнением отчитаться перед бухгалтерией и лично главным бухгалтером. Он проверяет соответствие приходно-расходных ведомостей и принимает окончательное решение по конкретному случаю.

В случае обнаружения каких-то несоответствий или нанесённого ущерба, увольняющийся сотрудник должен будет всё устранить и возместить перед непосредственным уходом. Последовательность передачи Чтобы инициировать начало процедуры, начальник или директор должен составить приказ. Этот документ должен быть основанием для проведения проверки.

В нём должны быть указаны: Причины запуска процесса. Состав будущей комиссии по оценке. Сроки выполнения. Сотрудник, ответственный за проведение. В комиссию могут быть включены инженерный и экономический персонал. Если подходящих кандидатур на самом предприятии не нашлось, руководство вправе нанять стороннего аудитора, который будет уполномочен на соответствующие действия.

Стадии таковы: Составление увольняющимся заявления об увольнении.

При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в . Перечень отдельных видов документов, например трудовых. перечень документов с акт приема-передачи.

Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов. Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции. Если в организации введена сменная работа график сменности; в случае работы в организации сотрудников материально ответственных лиц договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т. После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля. А как у вас? Мы обратились с вопросом к работодателям: С какой проблемой вы столкнулись при необходимости провести прием-передачу дел в кадровой службе? Пришел новый руководитель, поставил вопрос о процедуре приема-передачи.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Большое спасибо, все понятно и доступно, вопрос раскрыт в полном обьеме. Вы очень помогли.

Акт приема передачи дел при увольнении работника

Выводы Как передать дела при уходе кадрового работника? Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует. Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов. Каждый из них заключается в выполнении определенного действия: Создание специальной комиссии. Оформление соответствующих актов приема-передачи.

Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде. В конце указывается общее число трудовых. Во второй части таблицы указываются данные о чистых вкладышах и книгах, имеющихся в организации. Ставятся подписи всех лиц, ответственных за процесс приема-передачи. Пример Порядок приема-передачи дел в кадровой службе, подробно рассмотрен в данном видео: Выводы Акт приема-передачи — это документ, который должен оформляться при увольнении кадровика. В бумаге следует указывать информацию о передаваемых делах и документах, а также лицах, несущих ответственность за данную процедуру. Оформляется акт в свободной форме. В качестве основы лучше всего использовать фирменный бланк — на нем уже указаны сведения о компании. Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Сама процедура передачи не прописана в законодательстве.

Кадровая служба с нуля Как передать кадровые документы новому кадровику Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки вкладыша , общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Почему мы это рекомендуем? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением работодателя п.

Кадровая служба с нуля

.

Прием-передача дел в кадровой службе

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить передачу дел при увольнении работника?
Похожие публикации