Как правильно подписать папки в архив

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2.

Как упорядочить документы в офисе Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

Наводим порядок в архиве

В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой. Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела. Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу.

Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки. Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы.

Таким образом, если в деле примерно листов, то лучше сделать два тома по листов, а не и Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу.

Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами , подлежат следующие дела:. Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:. Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно.

Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке. Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Правила ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений составляется внутренняя опись документов дела. Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.

Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word Пример 1. Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы. Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды.

Длина нити на стандартный том — примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем — уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно — все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот пробит, просверлен аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Ее заполнение трудностей обычно не вызывает.

Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку. В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи Пример 3. Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится.

Меньше всего подходят для этого клей-карандаш обложка отклеится уже через пару часов и канцелярский клей слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет.

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно. В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой рис. В такой короб может поместиться 10 и более томов. Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку.

Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж рис. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала. Обратите внимание Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Обратите внимание Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Узнать больше: Формируем и храним дела с перепиской организации Составляем опись дел Оперативное хранение документов. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. В ПФР необходимо отправлять цветные копии документов. Утверждены новые формы аттестатов о присвоении званий профессора и доцента, предусматривающие внесение QR-кода. Работники могут пожаловаться на работодателя, если он задерживает зарплату.

Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности. Документ и его регистрационные данные. Номер листа дела тома. Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе Найти документ в одном шкафу не проблема, но даже эту работу можно упростить и ускорить.

Здесь надо смотреть сколько у Вас при этом контрагентов и трудно ли Вам будет вовлечь в электронный обмен их. То есть, если при таком небольшом количестве документов у вас до 5 контрагентов, то с ними не сложно обсудить переход на электронный обмен, и если они не против, то и перевести документы в электронный вид.

Если же контрагентов у Вас, например, сто и они все еще работают с бумагой, тогда трудозатраты на общение с ними могут быть гораздо выше тех, что вы сейчас тратите на работу с бумагой в шкафу.

Как правильно подписать папки в архив; Обложка дела — образец оформления; Делопроизводство: принципы создания архива; требования к. Как создать идеальный архив бухгалтерских документов Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.

Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства.

Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Этап 1. Наводим порядок в архиве Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения.

Как подписать папки с документами Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке. В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны.

Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела далее обязательно будет образец. Передаем дела в архив по всем правилам Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Для начала нужно выяснить, есть ли в компании положения об архиве и На корешок каждой папки или на первую обложку скоросшивателей нужно.

В чем хранить документы и как подшить их в папки? Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры. Каждую папку с документами следует подписать, например: 3 квартал.. Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах .

Оформляем дела на постоянное хранение Как создать идеальный архив бухгалтерских документов Найти документ в одном шкафу не проблема, но даже эту работу можно упростить и ускорить. Здесь надо смотреть сколько у Вас при этом контрагентов и трудно ли Вам будет вовлечь в электронный обмен их. То есть, если при таком небольшом количестве документов у вас до 5 контрагентов, то с ними не сложно обсудить переход на электронный обмен, и если они не против, то и перевести документы в электронный вид. Если же контрагентов у Вас, например, сто и они все еще работают с бумагой, тогда трудозатраты на общение с ними могут быть гораздо выше тех, что вы сейчас тратите на работу с бумагой в шкафу. Давайте предположим, что вы уже выбрали себе оператора обмена например, Synerdocs и решили создавать внутренний архив на базе своей системы документооборота. В целом, технических и организационных трудностей довольно мало, мы все так или иначе умеем решать. А вот вопрос с контрагентами куда сложнее. И действительно, самая неприятная трудность в переходе на электронную первичку лежит в области общения с контрагентами. Не все разделяют ваши стремления поскорее отказаться от бумаги. Надо будет кого-то уговаривать, кому-то предлагать скидки и хорошие условия, кого-то придется просто заставить если есть влияние на поставщиков. Именно из-за контрагентов процесс перехода на электронную первичку может затянуться. Мы в, Synerdocs, активно помогаем подключать контрагентов, но даже с нашей помощью это не всегда происходит быстро. Так что можно посоветовать лучше работать с вашими партнерами, укреплять дружбу, теснее общаться, чтобы они понимали и активно участвовали в вашем проекте перехода на электронные документы. В нем налоговики изложили порядок действий покупателя в случаях ошибочной регистрации счета-фактуры в книге покупок. Хранятся электронные счета-фактуры в электронном виде.

В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

Если изменений немного, то можно просто исправить данные путем зачеркивания. При большом количестве исправлений лучше оформить новый титульный лист.

Как правильно подписать папки в архив

Подскажите, пожалуйста. У меня вопрос в связи с тем, по номенклатуре папку завели в году, а документы вложили туда года. Ответить admin 24 10 Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов дела: дата первого и последнего документа по времени создания. Может быть такая ситуация, что в дело, заведенное в году, вложен документ года, это должно быть отражено на обложке дела.

Как правильно сшивать документы?

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью? Как использовать значок Apple в названии папки на iPhone Будьте внимательны. Два оригинала описи в АППО не примут!!! Нужно указать только пункт Экспертного заключения без расшифровки и количество баллов например, 1. Давайте уважать эксперта. Я прошу у вас всех прощения за распространение информации по аттестации. Я вероятно скоро сама сойду с ума из-за неё. И вас всех сведу. Довожу до вашего сведения, что с 01 марта года изменяется регламент подачи документов в АППО на аттестацию.

Как упорядочить документы в офисе Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать?

Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги. Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно см.

Обложка дела – образец оформления

.

Как правильно подписать папки

.

Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе

.

Оформляем дела на постоянное хранение

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: КАК СДЕЛАТЬ АРХИВ ПАПКИ
Похожие публикации