Протокол заключительного совещания аудита пример

Документирование процедуры проведения внутреннего аудита Документирование процедуры проведения внутреннего аудита Автор: Л. Фионова, Ю. Кирюхин, М. Катышева Л.

Этап 2: а разработка, согласование и утверждение плана аудита; б аудит на месте; г составление отчета по аудиту; д выдача сертификата соответствия СМ в случае положительных результатов. Вступительное совещание проводится в присутствии членов команды по аудиту с участием руководства аудитируемого или, если применимо, лиц, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке. Цели совещания: б краткое изложение действий по аудиту; в подтверждение каналов связи; г обеспечение возможности для аудитируемого задать вопросы. Совещание должно быть официальным и должен быть составлен список присутствующих. Председательствовать на совещании должен руководитель команды по аудиту. Степень детализации вступительного совещания зависит от осведомленности аудитируемой организации о процессе аудита.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Этап 2: а разработка, согласование и утверждение плана аудита; б аудит на месте; г составление отчета по аудиту; д выдача сертификата соответствия СМ в случае положительных результатов.

Вступительное совещание проводится в присутствии членов команды по аудиту с участием руководства аудитируемого или, если применимо, лиц, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке.

Цели совещания: б краткое изложение действий по аудиту; в подтверждение каналов связи; г обеспечение возможности для аудитируемого задать вопросы. Совещание должно быть официальным и должен быть составлен список присутствующих. Председательствовать на совещании должен руководитель команды по аудиту.

Степень детализации вступительного совещания зависит от осведомленности аудитируемой организации о процессе аудита. Протокол составляется в 2-х экземплярах по одному экземпляру для ОС СМ и аудитируемой организации. В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и должна быть проверяема.

Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита. Методы сбора информации включают: б наблюдение за деятельностью; в анализ документации, включая записи. Выбранные источники информации могут различаться в зависимости от объема и сложности аудита и могут включать следующее: а интервью с сотрудниками и другими лицами; б наблюдение за деятельностью, производственной средой и условиями; в документы, такие как политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты и приказы; г записи, такие как протоколы контроля, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по программам мониторинга и результаты измерений; д сводки данных, анализы, индикаторы работы; е информация по программам выборочного контроля аудитируемой организации и процедурам выборочного контроля и измерений; ж данные из других источников, например, обратная связь с потребителем, другая актуальная информация от внешних сторон и оценка поставщиков; и компьютерные базы данных и веб-сайты; к имитация и моделирование.

Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Несоответствия должны быть проанализированы совместно с представителем аудитируемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны. Несоответствия классифицируются и оцениваются как значительные и незначительные. Кроме того заключения аудита, касающиеся возможных отклонений, классифицируются как уведомления.

Повторение незначительных несоответствий одного вида связанных с одним и тем же процессом СМ в нескольких подразделениях дает основание для перевода их в значительное несоответствие. Заключение по результатам аудита оформляется в виде акта по аудиту. Акт подписывают руководитель команды по аудиту и члены команды и представляют для ознакомления и подписи руководителю проверяемой организации или его представителю.

Акт подготавливается в двух экземплярах, один экземпляр которого передают аудитируемой организации заказчику , другой подшивается в дело.

В ходе заключительного совещания под председательством руководителя команды по аудиту должны быть представлены заключения по результатам аудита, включая рекомендации по сертификации, таким образом, чтобы они были понятны и признаны аудитируемой организацией.

Участниками заключительного совещания должны быть руководство организации, а также, если это целесообразно, лица, ответственные за функции и процессы, подлежащие проверке.

Совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы. Протокол заключительного совещания составляется в 2-х экземплярах по одному экземпляру для ОС СМ и аудитируемой организации.

Аудитируемая организация должна провести анализ причин значительных несоответствий и разработать коррекции и корректирующие действия по их устранению. В случае если проверка выполнения коррекций и корректирующих действий в отношении значительных несоответствий невозможна в течение шести месяцев после последнего дня этапа 2, возникает необходимость повторного проведения этапа 2 перед рекомендацией сертификации.

Этот пункт отражается в договоре на проведение работ по сертификации. Срок выполнения корректирующих действий не должен превышать 30 календарных дней с момента последнего дня этапа 2.

После выполнения коррекций и корректирующих действий проверяемая организация предъявляет руководителю команды по аудиту отчёт и свидетельства устранения несоответствий.

Если представленного отчета недостаточно для подтверждения выполнения коррекций и корректирующих действий, может потребоваться посещение организации и проверка их фактического выполнения. Срок анализа и проверки отчёта и свидетельств устранения несоответствий, предъявленных аудитируемой организацией, не должен превышать 10 рабочих дней.

Члены команды по аудиту, и все получатели отчета должны учитывать и обеспечивать конфиденциальность содержания отчета. Отчет составляется в 2-х экземплярах, один из которых выдается заказчику.

Аудит считается завершенным, если все действия, установленные планом аудита, выполнены, и отчет по аудиту разослан.

Все выполненные коррекции и корректирующие действия должны быть верифицированы и одобрены ОС СМ. Наличие уведомлений не влияет на принятие положительного решения о выдаче сертификата соответствия. При получении СС сертифицированный заказчик заполняет расписку о получении сертификата соответствия СМ. Вместе с СС сертифицированному заказчику выдается знак сертификации на электронном носителе с краткой инструкцией по применению знака.

Дата первого ИА должна быть не позднее 12 месяцев с момента принятия решения о сертификации. ИА начинается с определения необходимости изменения программы аудитов. После пересмотра программы аудитов и определение продолжительности ИА сертифицированному заказчику направляется договор на проведение работ по ИА СМ. Стоимость работ также как и при первичном сертификационном аудите определяется индивидуально с каждым заказчиком.

После подписания договора на проведение работ по ИА СМ обеими сторонами сертифицированному заказчику направляется счет на оплату. При этом заявителю направляется письменное уведомление с пояснением причин переноса проведения ИА.

Порядок проведения ИА соответствует этапу 2 сертификационного аудита. При идентификации в ходе ресертификационного аудита значительного несоответствия или отсутствия свидетельств соответствия, устанавливаются сроки выполнения коррекций и корректирующих действий, которые должны быть выполнены до истечения срока действия сертификата.

Причиной для проведения внепланового аудита может послужить: а получение информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной СМ, в том числе поступление жалоб от потребителей сертифицированного заказчика; б получение претензий к качеству работ, на которые распространяется действие сертификата соответствия СМ; в существенные изменения со стороны сертифицированного заказчика, которые могут оказать влияние на способность СМ продолжать соответствовать требованиям стандарта, на соответствие которому проводилась сертификация; г проверка выполнения корректирующих действий по устранению причин несоответствий, повлекших приостановление сертификации; д изменение введение в действие новой версии нормативного документа, на соответствие которому проводилась сертификация СМ заказчика.

Контакты г. Караганда, пр.

Проведение заключительного совещания. 35 Приложение 2 – Примеры документов аудита протоколы вводного и заключительного совещаний;. Приложение Д Протокол несоответствия .. 18 . Проведение заключительного совещания в АП.

Иногда называемый "аудитом первой стороны" Иногда называемый "аудитом второй стороны" В целях проверки соблюдения законодательства и аналогичных целей Для проведения сертификации см. Организации в рамках своей деятельности могут использовать несколько документированных систем менеджмента. Для того, чтобы не усложнять текст настоящего стандарта, предпочтительно употребление "система менеджмента" в единственном числе, но каждый конкретный читатель может адаптировать внедрение положений настоящего стандарта применительно к своей собственной конкретной ситуации. Это также применимо к использованию терминов "лицо" и "лица", "аудитор" и "аудиторы". Настоящий стандарт предназначен для широкого круга потенциальных пользователей, включающих в себя аудиторов, организации, внедряющие системы менеджмента, и организации, нуждающиеся в проведении аудитов систем менеджмента согласно контрактным или другим обязательствам. При этом пользователи настоящего стандарта могут применять настоящие руководящие указания при разработке своих собственных требований, относящихся к аудиту. Руководящие указания, содержащиеся в настоящем стандарте, могут использоваться для целей, связанных с декларированием соответствия, а также могут быть полезными для организаций, участвующих в деятельности по подготовке аудиторов или сертификации персонала. Руководящие указания, содержащиеся в настоящем стандарте, не устанавливают жестких рамок и допускают гибкость в своем применении. Как указано в пунктах по тексту настоящего стандарта, применение настоящих руководящих указаний может различаться в зависимости от размера, уровня развития и совершенства системы менеджмента организации, от характера деятельности и сложности проверяемой организации, а также от целей и области применения проводимых аудитов. Настоящий стандарт вводит понятие риска применительно к аудиту систем менеджмента. Применяемый здесь подход относится как к рискам, связанным с недостижением процессом аудита поставленных целей, так и к рискам, связанным с возможностью помешать осуществлению деятельности и процессов проверяемой организации из-за проведения мероприятий по аудиту.

Участники заключительного совещания должны представлять проверяемую организацию, клиента и другие стороны. Председателем на заключительном совещании является руководитель группы по аудиту.

Голосов: 0 Рассматриваются виды аудитов систем менеджмента качества, особенности и технологии проведения аудитов. Изложены требования к аудиторам и порядок оценки их компетентности. Предназначено для студентов специальностей "Стандартизация и сертификация" и "Управление качеством", магистрантов по направлению "Метрология, стандартизация и сертификация", аспирантов по специальности

Проведение аудита на месте

Подготовка совещаний и оформление протокола Санкина Л. Источник: Объединённая редакция деловых журналов О каком протоколе пойдет речь? В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов. Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций — протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму. Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия — собрания, совещания или заседания.

Документирование процедуры проведения внутреннего аудита

В выводах проверки аудита должно быть определено, являются ли функционирующие элементы СУОТ или их подсистем: - эффективными для реализации концепции и целей организации по охране труда; - эффективными для содействия полному участию в этом работников; - соответствующими результатам оценки результативности деятельности по охране труда и предыдущих проверок; - обеспечивающими соответствие требованиям действующих нормативно-правовых актов; - обеспечивающими непрерывное совершенствование и применение передового опыта по охране труда. Проверку аудит проводят компетентные, не связанные с проверяемой деятельностью лица, работающие или не работающие в организации. Согласование назначения проверяющего и все этапы проверки аудита на рабочем месте, включая анализ результатов проверки аудита , осуществляют с участием работников в установленном порядке. Результаты проверки аудита и ее выводы доводят до лиц, ответственных за корректирующие мероприятия. При анализе эффективности СУОТ, проводимом руководством, оценивают: - концепцию охраны труда для определения достижения запланированных целей по обеспечению охраны труда; - способность СУОТ удовлетворять общим потребностям организации и ее заинтересованных сторон, включая работников и органы управления, надзора и контроля; - необходимость изменения СУОТ, включая концепцию и цели по охране труда; - необходимые действия для своевременного устранения недостатков в области охраны труда, включая изменение критериев оценки эффективности системы и других сторон управленческой структуры организации; - выбор приоритетов в целях рационального планирования и непрерывного совершенствования; - степень достижения целей организации по охране труда и своевременность применения корректирующих действий; - эффективность действий, намеченных руководством по результатам предыдущих анализов результативности СУОТ. Частоту и масштаб периодических анализов эффективности СУОТ работодателем или лицом, обладающим наибольшей ответственностью, следует определять в соответствии с необходимостью и условиями деятельности организации. Анализ эффективности СУОТ, проводимый руководством, должен учитывать: - результаты расследования несчастных случаев, профессиональных заболеваний и инцидентов на производстве, наблюдения и измерения результатов деятельности и проверок; - дополнительные внутренние и внешние факторы, а также изменения, включая организационные, которые могут влиять на СУОТ. Выводы из анализа эффективности СУОТ должны быть документально зафиксированы и официально доведены до сведения: - лиц, ответственных за конкретный элемент ы СУОТ для принятия соответствующих мер; - комитета комиссии по охране труда, работников, а также их представителей. Системы управления охраной труда в организациях.

.

.

Процесс проведения аудита

.

Как осуществляют проверку (аудит) системы управления охраной труда в организации

.

Проведение заключительного совещания

.

Процесс проведения аудита

.

ГОСТ Р ИСО 19011-2012. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Менеджмент по-русски. Образец проведения производственного совещания.
Похожие публикации